Trong chuỗi cung ứng và thương mại B2B tại Việt Nam, hàng ngày các doanh nghiệp phải tiếp nhận hàng trăm đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) dưới nhiều định dạng khác nhau: ảnh chụp màn hình gửi qua Zalo, file PDF scan nghiêng ngả, hay file Excel không chuẩn hóa. Quy trình nhập liệu thủ công này không chỉ ngốn hàng trăm giờ làm việc mà còn tiềm ẩn sai sót nghiêm trọng. Dưới đây là giải pháp tự động hóa PO/SO do Future Horizon phát triển trên nền tảng Claude.
1. Kiến trúc luồng tự động hóa 4 giai đoạn
Hệ thống tự động hóa PO/SO của chúng tôi hoạt động theo mô hình khép kín:
- Thu thập đa kênh (Multi-channel Ingestion): Webhook tự động tiếp nhận email đính kèm hoặc tin nhắn Zalo OA chứa đơn đặt hàng của khách hàng.
- Trích xuất dữ liệu đa phương thức bằng Claude Vision: File PDF hoặc hình ảnh PO được nạp thẳng vào Claude 3.5 Sonnet. Nhờ năng lực thị giác máy tính xuất sắc, Claude có thể bóc tách chính xác các bảng biểu phức tạp: Tên khách hàng, Mã số thuế, Mã SKU, Đơn giá, Số lượng, và Điều khoản thanh toán.
- Xác thực và Đối soát nghiệp vụ (Tool Calling): Claude gọi các công cụ kiểm tra (MCP Tool) để so khớp mã sản phẩm và tồn kho trong ERPNext. Nếu giá bán hoặc chiết khấu sai lệch so với hợp đồng khung, hệ thống tự động gắn cờ cảnh báo cho nhân viên kinh doanh.
- Khởi tạo Đơn bán hàng (Sales Order Creation): Sau khi xác thực thành công, hệ thống tự động tạo đơn SO chính thức trên ERP, xuất mã thanh toán VietQR SePay và gửi phản hồi xác nhận cho khách hàng qua Zalo trong vòng dưới 60 giây.
2. Hiệu quả vận hành ghi nhận được
Giảm 85%
Thời gian xử lý một đơn hàng từ 15 phút xuống dưới 2 phút.
Độ chính xác 99.2%
Hầu như loại bỏ hoàn toàn các lỗi nhầm lẫn mã hàng và lệch số tiền.
3. Bắt đầu triển khai từ thang hợp tác linh hoạt
Future Horizon cung cấp lộ trình triển khai rõ ràng từ Đánh giá hiện trạng (Assessment), Thử nghiệm 1 luồng (POC) đến Vận hành chính thức (Production). Doanh nghiệp không cần phải đầu tư lớn ngay từ đầu mà có thể kiểm chứng hiệu quả thực tế trên từng luồng chứng từ cụ thể.
Tác giả
Future Horizon
Mục tiêu thành lập và xây dựng với sứ mệnh mang lại những công cụ và giải pháp kỹ thuật số (công cụ bán hàng online) tốt nhất cho các cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, hay đơn giản là những người mong muốn đạt được thành tựu trên không gian mạng nhưng cần sự giúp đỡ.
